Spis treści
Wysyłka niewłaściwego produktu, pomylona liczba sztuk, nie ta partia albo prawidłowo skompletowane zamówienie z błędną etykietą kurierską. Każdy z tych błędów powstaje w innym miejscu procesu, ale efekt jest podobny: dodatkowa praca, korekta, zwrot, ponowna wysyłka i niezadowolony klient.
Dlatego ograniczanie błędów w magazynie nie powinno sprowadzać się do polecenia pracownikom, żeby „uważniej kompletowali”.
Najskuteczniejszą metodą jest zbudowanie procesu, w którym poprawność operacji jest sprawdzana na kolejnych etapach: podczas pobrania towaru, przypisania go do zamówienia, pakowania i przygotowania wysyłki.
System WMS może prowadzić operatora przez ten proces, weryfikując m.in. lokalizację, produkt, ilość, partię czy jednostkę logistyczną i reagując, kiedy wykonana operacja nie odpowiada zleceniu.
Najważniejsze informacje
- Samo skanowanie kodów nie eliminuje błędów. Odczyt powinien zostać porównany przez system z aktualnie wykonywanym zadaniem.
- Błąd najlepiej wychwycić w miejscu jego powstania – np. przy pobieraniu produktu – zamiast dopiero podczas pakowania albo po reklamacji klienta.
- Kontrola nie musi kończyć się na indeksie i ilości. W zależności od procesu może obejmować także lokalizację, partię, numer seryjny, datę ważności czy jednostkę logistyczną.
- Kompletacja i wysyłka powinny być jednym kontrolowanym procesem. Prawidłowo pobrany produkt nadal może trafić do niewłaściwej paczki lub zostać oznaczony niewłaściwą etykietą.
- Błędy warto mierzyć. Dopiero dane pokazują, na którym etapie procesu rzeczywiście występuje problem.
Gdzie najczęściej powstają błędy podczas realizacji zamówienia?
„Błąd kompletacji” to bardzo szerokie określenie.
W praktyce pomyłka może pojawić się na kilku kolejnych etapach realizacji jednego zamówienia.
Pobranie niewłaściwego produktu
Produkty mogą mieć podobne nazwy, opakowania albo oznaczenia. Przy dużej liczbie indeksów i wysokim tempie pracy samo spojrzenie na produkt nie zawsze daje wystarczającą pewność, że magazynier pobiera właściwy towar.
Pobranie niewłaściwej ilości
Operator może znaleźć właściwy indeks, ale pobrać np. 10 sztuk zamiast 12 albo pomylić sztukę, opakowanie zbiorcze i karton.
Pobranie towaru z niewłaściwej partii
Ma to szczególne znaczenie w magazynach, w których istotne są partie, daty ważności, numery seryjne albo strategie FIFO i FEFO.
Produkt może być formalnie tym samym indeksem, a mimo to jego wydanie będzie niezgodne z przyjętymi zasadami.
Pomieszanie kilku jednocześnie kompletowanych zamówień
Kompletacja wielu zamówień podczas jednego przejścia przez magazyn może zwiększać wydajność, ale wymaga jednoznacznego przypisywania pobieranych produktów do konkretnych zleceń, pojemników lub miejsc odkładczych.
Pomyłka podczas pakowania
Poprawna kompletacja nie oznacza jeszcze poprawnej wysyłki.
Błąd może powstać podczas konsolidacji produktów, przepakowania, wyboru dokumentów albo przypisania przesyłki do zamówienia.
Błędne przygotowanie wysyłki
Ostatnim etapem jest połączenie fizycznej paczki z odpowiednimi danymi logistycznymi – odbiorcą, usługą przewoźnika, numerem przesyłki czy etykietą.
Dlatego, analizując źródła błędów, warto spojrzeć na cały proces realizacji zamówienia – od wskazania lokalizacji aż do wysyłki:
lokalizacja → pobranie → weryfikacja → konsolidacja → pakowanie → oznaczenie przesyłki → wysyłka
Jak ograniczyć błędy kompletacji krok po kroku?
Nie istnieje jeden mechanizm, który rozwiązuje wszystkie problemy.
Znacznie skuteczniejsze jest wprowadzenie punktów kontrolnych dokładnie tam, gdzie może powstać określony rodzaj błędu.
Zacznij od właściwej lokalizacji
Pierwsza weryfikacja może nastąpić jeszcze zanim operator sięgnie po produkt.
WMS może skierować magazyniera do lokalizacji wynikającej z zadania kompletacyjnego. W zależności od organizacji magazynu operator może następnie potwierdzić jej poprawność, np. przez zeskanowanie oznaczenia miejsca.
Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których produkt zostaje pobrany z sąsiedniego regału lub innej lokalizacji niż wskazana w zadaniu.
WMS Rewista wspiera zarządzanie lokalizacjami oraz prowadzenie operatorów podczas kompletacji.
Zweryfikuj produkt podczas pobrania
Kolejnym etapem jest identyfikacja samego towaru.
Operator skanuje kod, ale kluczowe jest to, co wydarzy się po odczycie.
Skaner sam w sobie nie wie, czy odczytany produkt jest tym, który powinien zostać pobrany. Dostarcza jedynie identyfikator. Dopiero WMS może powiązać go z bieżącym zleceniem i ocenić poprawność operacji.
To ważna różnica:
skanowanie nie jest jeszcze kontrolą – kontrolą staje się dopiero porównanie odczytanych danych z tym, czego system oczekuje w danym momencie.
Ten mechanizm opisujemy szerzej w artykule „Identyfikacja towarów w WMS – GTIN, SSCC, kody kreskowe i RFID w praktyce”.
Kontroluj ilość i jednostkę
Poprawnie rozpoznany indeks nie oznacza jeszcze poprawnie wykonanego zadania.
Trzeba również potwierdzić odpowiednią ilość.
Warto zwrócić szczególną uwagę na magazyny wykorzystujące różne jednostki logistyczne, np.:
- sztuki,
- opakowania,
- kartony,
- zgrzewki,
- palety.
Proces powinien jednoznacznie określać, czego system oczekuje od operatora i w jakiej jednostce realizowane jest zadanie.
Uwzględnij partię, numer seryjny lub datę ważności
W niektórych magazynach odpowiedź na pytanie „czy to właściwy produkt?” jest niewystarczająca.
Trzeba jeszcze wiedzieć:
- z jakiej pochodzi partii,
- jaki ma numer seryjny,
- kiedy upływa jego termin ważności,
- czy może zostać wydany,
- czy odpowiada przyjętej strategii rotacji.
WMS Rewista obsługuje m.in. partie, numery seryjne oraz strategie FIFO i FEFO, a moduł Traceability pozwala rejestrować historię produktu na kolejnych etapach procesu magazynowego.
Dzięki temu kontrola może być oparta nie tylko na indeksie produktu, lecz również na dodatkowych cechach konkretnego zapasu.
Przy kompletacji wielu zamówień kontroluj również pojemnik
Batch picking czy kompletacja wielozamówieniowa ograniczają liczbę przejść operatora po magazynie. Jeden pracownik może podczas tej samej trasy pobierać produkty przeznaczone do kilku różnych zamówień.
Pojawia się jednak dodatkowe ryzyko:
produkt jest właściwy, ilość jest właściwa, ale trafia do niewłaściwego zamówienia.
Dlatego w takim procesie równie ważna jak kontrola produktu jest kontrola jego przypisania do właściwego pojemnika, zlecenia lub miejsca konsolidacji.
WMS Rewista wspiera zarówno kompletację pojedynczą, jak i wielozamówieniową oraz konsolidację zamówień.
Nie rezygnuj z kontroli na etapie pakowania
Częsty błąd polega na założeniu:
skoro kompletacja została wykonana poprawnie, paczka również będzie poprawna.
Niekoniecznie.
Między pobraniem produktu a zamknięciem przesyłki mogą pojawić się dodatkowe operacje: konsolidacja kilku części zamówienia, przepakowanie, rozdzielenie przesyłki czy dołożenie dokumentów.
Dlatego w zależności od procesu warto rozważyć dodatkową weryfikację na stanowisku pakowania.
Może ona odpowiadać na proste pytanie:
Czy to, co fizycznie znajduje się przy stanowisku, odpowiada zamówieniu, które właśnie przygotowujemy do wysyłki?
WMS Rewista obejmuje procesy kompletacji, konsolidacji, pakowania i wysyłki.
Połącz zamówienie z właściwą etykietą wysyłkową
Nawet idealnie skompletowaną paczkę można wysłać do niewłaściwego odbiorcy.
Ryzyko rośnie szczególnie wtedy, kiedy pracownik musi:
- zakończyć pracę w WMS,
- otworzyć portal przewoźnika,
- ponownie znaleźć klienta,
- przepisać jego dane,
- wygenerować list przewozowy,
- pobrać etykietę,
- ręcznie przypisać numer przesyłki do zamówienia.
Im więcej ręcznych przejść pomiędzy systemami, tym więcej miejsc, w których może wystąpić pomyłka.
Integracja WMS z przewoźnikiem pozwala przekazywać dane potrzebne do przygotowania wysyłki bez wielokrotnego przepisywania ich przez operatora. W Rewiście dane dotyczące pakowania, wysyłki, etykiet i numerów przesyłek mogą być elementem integracji z innymi systemami.
Sam temat integracji kurierskiej opisujemy szerzej w osobnym artykule „WMS z integracją kurierską i automatyzacją wysyłek”
Jaki mechanizm kontroli zastosować dla konkretnego błędu?
Ryzyko | Punkt kontroli | Przykładowy mechanizm |
Pobranie z niewłaściwego miejsca | przed pobraniem | identyfikacja lokalizacji |
Pobranie złego produktu | podczas kompletacji | odczyt kodu i porównanie z zadaniem |
Zła liczba sztuk | podczas kompletacji | potwierdzenie wymaganej ilości |
Niewłaściwa partia | podczas pobierania | identyfikacja i kontrola partii |
Niewłaściwa data ważności | podczas pobierania | kontrola zgodności z przyjętą strategią FEFO |
Błędny numer seryjny | podczas pobierania/wydania | rejestracja konkretnego numeru |
Produkt trafia do złego zamówienia | kompletacja wielozamówieniowa | powiązanie produktu z pojemnikiem/zleceniem |
Brak produktu w paczce | pakowanie | dodatkowa kontrola zawartości |
Błędna etykieta | przygotowanie wysyłki | powiązanie etykiety z konkretnym zamówieniem |
Brak informacji o błędzie | cały proces | historia operacji i raportowanie |
Najważniejsze jest przy tym nie mnożenie kontroli, ale dobranie ich do rzeczywistych miejsc ryzyka.
Jeżeli operator musi sześć razy potwierdzać tę samą informację, proces może stać się wolniejszy, niekoniecznie dokładniejszy.
Czy sam skaner kodów wystarczy, żeby ograniczyć pomyłki?
Nie.
Skaner kodów kreskowych, terminal mobilny czy czytnik RFID służą do pozyskania identyfikatora. Nie podejmują same decyzji, czy odczytany produkt jest właściwy dla konkretnego zamówienia.
Dopiero połączenie identyfikacji z logiką WMS pozwala odpowiedzieć np.:
- czy operator znajduje się przy właściwej lokalizacji,
- czy zeskanował właściwy produkt,
- czy powinien pobrać właśnie tę partię,
- ile sztuk pozostało do pobrania,
- do którego zamówienia należy towar,
- co powinno wydarzyć się po zakończeniu operacji.
Dlatego wdrożenie kodów kreskowych bez odpowiednio zaprojektowanego procesu nie rozwiązuje automatycznie problemu błędów.
Czy większa liczba kontroli zawsze oznacza mniej błędów?
Nie.
Dobrze zaprojektowana kontrola powinna pojawiać się tam, gdzie istnieje realne ryzyko pomyłki.
Jeżeli pracownik musi bez potrzeby wykonywać dodatkowe skany i potwierdzenia, operacja staje się bardziej czasochłonna. Po pewnym czasie użytkownicy mogą zacząć wykonywać kolejne czynności mechanicznie, bez zwracania uwagi na ich znaczenie.
Dlatego projektując proces kompletacji, warto ustalić:
Co może pójść źle?
Jak poważne będą konsekwencje błędu?
W którym momencie możemy go najłatwiej wykryć?
Czy kontrola wymaga dodatkowej operacji, czy może być częścią naturalnego przebiegu procesu?
Dopiero wtedy warto zdecydować, gdzie potrzebny jest dodatkowy skan, potwierdzenie albo automatyczna walidacja.
Jak mierzyć błędy kompletacji?
Jeśli chcemy je ograniczać, najpierw trzeba wiedzieć, ile ich rzeczywiście jest.
Samo stwierdzenie „mamy dużo reklamacji” daje zbyt mało informacji.
Najprostszy wskaźnik można zapisać jako:
wskaźnik błędów kompletacji = liczba błędnie skompletowanych pozycji / liczba wszystkich skompletowanych pozycji × 100%
W zależności od organizacji magazynu warto analizować również:
- liczbę błędów wykrytych jeszcze podczas kompletacji,
- liczbę błędów wykrytych na pakowaniu,
- liczbę korekt zamówień,
- liczbę błędnych wysyłek,
- liczbę ponownych wysyłek wynikających z pomyłek magazynowych,
- reklamacje związane z niezgodnością zamówienia,
- błędy według rodzaju operacji,
- błędy według strefy magazynu,
- błędy według indeksu lub grupy asortymentowej.
WMS Rewista oferuje raportowanie operacji, dashboardy i KPI oraz możliwość analizy wydajności procesów.
Ważne: nie wrzucaj wszystkich pomyłek do jednego worka
Jeżeli w danym miesiącu pojawiło się 50 niezgodności, sama liczba niewiele mówi.
Znacznie ważniejsze jest ustalenie ich przyczyn.
Przykładowo:
- 20 – zły indeks,
- 12 – zła ilość,
- 8 – niewłaściwa partia,
- 6 – zamiana zamówień,
- 4 – błędna etykieta wysyłkowa.
W takim przypadku wiadomo już, który fragment procesu wymaga poprawy.
To również pozwala uniknąć kosztownego błędu projektowego: automatyzowania miejsca, które wcale nie odpowiada za większość problemów.
Jak WMS Rewista wspiera ograniczanie błędów przy kompletacji i wysyłce?
WMS Rewista może obejmować cały proces realizacji zamówienia – od wskazania miejsca pobrania towaru do pakowania i wysyłki.
W zależności od zaprojektowanego procesu system wspiera m.in.:
- zarządzanie lokalizacjami,
- kompletację z terminalami mobilnymi,
- weryfikację kodów,
- kompletację pojedynczą i wielozamówieniową,
- konsolidację zamówień,
- FIFO i FEFO,
- partie i numery seryjne,
- traceability,
- pakowanie i wysyłkę,
- generowanie etykiet logistycznych,
- integrację z systemami kurierskimi,
- raportowanie operacji i KPI.
Nie oznacza to jednak, że każdy magazyn powinien korzystać z identycznego zestawu kontroli.
W magazynie e-commerce obsługującym dużą liczbę niewielkich zamówień kluczowe może być prawidłowe przypisanie produktu do pojemnika podczas kompletacji wielozamówieniowej. W dystrybucji artykułów z terminami ważności większe znaczenie może mieć kontrola partii i FEFO. W magazynie produktów o wysokiej wartości szczególnie istotna może być rejestracja numerów seryjnych.
Dlatego przed wdrożeniem WMS warto najpierw zmapować rzeczywisty proces i wskazać miejsca, w których powstają pomyłki.
Od czego zacząć, jeśli magazyn ma problem z błędnymi wysyłkami?
Nie od wyboru skanera i nie od dodawania kolejnych punktów kontroli. Najpierw prześledź kilka rzeczywistych błędnych zamówień od końca do początku:
Co otrzymał klient?
↓
Co znalazło się w paczce?
↓
Co trafiło na stanowisko pakowania?
↓
Co pobrał operator?
↓
Z której lokalizacji?
↓
Jakie informacje otrzymał podczas kompletacji?
Dopiero wtedy można wskazać miejsce, w którym nastąpiła pomyłka.
W jednym magazynie rozwiązaniem będzie dodatkowa walidacja produktu. W innym – zmiana logiki kompletacji, lepsze oznakowanie lokalizacji, kontrola pojemników, dodatkowa weryfikacja przy pakowaniu albo integracja WMS z kurierem.
Celem nie powinno być dodawanie kontroli wszędzie. Celem jest takie zaprojektowanie procesu, aby błąd został wychwycony możliwie blisko miejsca, w którym powstaje.
Chcesz sprawdzić, gdzie w Twoim magazynie powstają błędy?
Pokaż nam swój proces kompletacji i wysyłki. Przeanalizujemy, gdzie pojawiają się ryzyka pomyłek i pokażemy, jak taki proces może być obsługiwany w WMS Rewista.
