Spis treści
Magazyn rzadko pracuje przez lata według tego samego schematu. Przybywa zamówień i indeksów, pojawiają się nowe kanały sprzedaży, kolejni klienci stawiają własne wymagania, a firma uruchamia następne lokalizacje. Zmieniają się również sposoby kompletacji, zasady kontroli towaru oraz systemy, z którymi trzeba wymieniać dane.
W takich warunkach WMS nie może być rozwiązaniem zaprojektowanym wyłącznie na dzień uruchomienia. Powinien pozwalać rozwijać procesy bez budowania kolejnych obejść, prowadzenia części operacji w Excelu ani wymiany całego systemu po kilku latach. Jak podejść do takich zmian rozsądnie i nie zakłócić przy tym bieżącej pracy magazynu?
Najważniejsze informacje
- System WMS powinien umożliwiać zmianę procesów, dodawanie nowych funkcji i integracji bez konieczności wymiany całego rozwiązania.
- Każdą modyfikację warto poprzedzić analizą procesu, testami i etapowym wdrożeniem, aby ograniczyć ryzyko zakłóceń w pracy magazynu.
- WMS Rewista może być rozwijany wraz z firmą – o kolejne magazyny, użytkowników, kanały sprzedaży, urządzenia, automatykę i scenariusze obsługi.
Kiedy WMS wymaga dostosowania?
Nie każda zmiana w magazynie oznacza konieczność przebudowy systemu. Czasem wystarczy zmienić parametr, uprawnienie użytkownika albo układ lokalizacji. Problem zaczyna się wtedy, gdy sposób pracy magazynu zmienia się, a WMS nadal prowadzi operatorów według wcześniejszych zasad.
Można to zauważyć między innymi wtedy, gdy:
- rośnie liczba zamówień, a kompletacja trwa coraz dłużej;
- pracownicy zaczynają prowadzić dodatkowe zestawienia poza WMS-em;
- firma uruchamia sprzedaż w nowym kanale;
- nowy klient wymaga innego sposobu kompletacji, pakowania lub raportowania;
- trzeba rejestrować partie, daty ważności albo numery seryjne;
- w jednym magazynie pojawiają się zapasy należące do różnych właścicieli;
- powstaje kolejny magazyn, strefa albo obszar szybkiej kompletacji;
- firma wdraża terminale mobilne, RFID, wagi, sortery lub przenośniki;
- dotychczasowa integracja z ERP, sklepem internetowym albo kurierem przestaje wystarczać.
WMS powinien wówczas umożliwić zmianę reguł i przebiegu operacji. Nie chodzi jednak o dowolne modyfikowanie systemu przy każdym zgłoszeniu użytkownika. Najpierw trzeba ustalić, co rzeczywiście nie działa i czy źródłem problemu jest konfiguracja, organizacja pracy, integracja, czy sam proces.
Najpierw proces, później zmiana w systemie
Dobrym punktem wyjścia jest opisanie obecnego sposobu pracy. Nie tylko tego, jak proces powinien wyglądać zgodnie z procedurą, lecz także tego, jak faktycznie przebiega w magazynie.
Warto sprawdzić:
- skąd WMS otrzymuje dane;
- kto rozpoczyna i zatwierdza poszczególne operacje;
- jakimi dokumentami posługują się pracownicy;
- w których miejscach wymagane jest skanowanie lub dodatkowa kontrola;
- jakie wyjątki występują najczęściej;
- gdzie pracownicy czekają, powtarzają czynności albo ręcznie poprawiają dane;
- które informacje powinny wrócić do ERP, platformy sprzedażowej lub systemu klienta.
Dopiero na tej podstawie można zaprojektować proces docelowy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której modyfikacja rozwiązuje jeden problem, ale tworzy kolejny w dalszej części przepływu. Zmiana sposobu kompletacji może przecież wpłynąć na uzupełnianie lokalizacji, konsolidację zamówień, kontrolę, pakowanie i wysyłkę.
Co najczęściej zmienia się w konfiguracji WMS?
Zakres prac zależy od magazynu. W jednej firmie wystarczy inaczej ustawić priorytety zleceń, a w innej potrzebna będzie nowa integracja albo przebudowa całego fragmentu procesu. Najczęściej zmiany dotyczą kilku obszarów.
Reguły rozmieszczania towaru
Wraz ze zmianą asortymentu dotychczasowy sposób odkładania produktów może przestać być efektywny. Towary szybko rotujące powinny trafiać bliżej strefy kompletacji, a produkty o określonych gabarytach lub wymaganiach — do przeznaczonych dla nich lokalizacji.
WMS może uwzględniać m.in. pojemność i obciążenie lokalizacji, grupę asortymentową, rotację, maksymalny stan czy dopuszczalny sposób składowania. Zmiana reguł nie powinna jednak odbywać się w oderwaniu od fizycznego układu magazynu i rzeczywistych ograniczeń regałów.
Sposób kompletacji
Kompletacja pojedynczych zamówień może działać dobrze przy mniejszym wolumenie. Gdy liczba zleceń rośnie, bardziej efektywna może być kompletacja wielu zamówień jednocześnie, praca falowa, strefowa albo pobieranie towaru według wyznaczonej trasy.
WMS powinien umożliwiać dobranie strategii do rodzaju zamówień. Inaczej wygląda obsługa dużych wydań B2B, inaczej wielu niewielkich paczek e-commerce, a jeszcze inaczej zleceń dla klientów operatora logistycznego. Nie zawsze jedna metoda kompletacji będzie odpowiednia dla całego magazynu.
Przyjęcia, wydania i zwroty
Nowe wymagania mogą oznaczać konieczność dodania awizacji, kontroli ilościowej lub jakościowej, rejestracji partii, wykonania zdjęcia albo odłożenia towaru do strefy kwarantanny. Przy wydaniu może pojawić się dodatkowa weryfikacja, konsolidacja, ważenie przesyłki czy wymóg zachowania określonej kolejności załadunku.
Osobnego procesu często wymagają zwroty. Samo przyjęcie produktu na stan nie wystarcza — trzeba jeszcze ocenić jego kondycję i zdecydować, czy może wrócić do sprzedaży, powinien trafić do reklamacji, naprawy albo utylizacji.
Struktura magazynu i lokalizacje
Otwarcie nowej hali lub wydzielenie strefy szybkiej kompletacji wymaga odzwierciedlenia zmian w systemie. Dotyczy to nie tylko dodania nowych adresów magazynowych, lecz także określenia ich przeznaczenia, pojemności, nośności oraz zasad uzupełniania.
Dobrze zaprojektowana struktura ułatwia późniejszą rozbudowę. Jeśli jednak od początku powstała wyłącznie na potrzeby jednego obiektu, dodanie kolejnych magazynów może wymagać uporządkowania sposobu numerowania lokalizacji, uprawnień i przepływu dokumentów.
Integracje z innymi systemami
Zmiana ERP, uruchomienie marketplace’u, pozyskanie klienta 3PL albo rozpoczęcie współpracy z nowym przewoźnikiem oznacza nowe dane, które muszą trafić do WMS-u i z niego wrócić. Trzeba ustalić nie tylko zakres wymiany informacji, lecz także moment ich przekazania, sposób potwierdzania operacji oraz obsługę błędów.
To szczególnie ważne, gdy integracja wpływa bezpośrednio na pracę magazynierów. Brak zamówienia w WMS-ie, niepoprawny status dokumentu albo niewygenerowana etykieta kurierska może zatrzymać realizację zlecenia, nawet jeśli sam system magazynowy działa prawidłowo.
Automatyka i urządzenia
Wdrożenie terminali mobilnych, RFID, wag, sorterów, wolumetrów czy przenośników nie polega wyłącznie na podłączeniu urządzeń. Trzeba określić, w którym momencie procesu mają być używane, jakie dane będą przekazywać i co powinno się wydarzyć w razie niezgodności.
Technologia powinna upraszczać konkretną operację. Jeśli do procesu dodamy urządzenie bez zmiany logiki pracy, możemy jedynie przenieść istniejący problem do nowego narzędzia.
Jak WMS Rewista wspiera rozwój procesów magazynowych?
Rewista jest rozwijana i wdrażana przez Aspekt z myślą o procesach logistycznych, handlowych, e-commerce oraz produkcyjnych. Zakres systemu może być rozbudowywany wraz ze zmianą potrzeb firmy.
W praktyce może to obejmować między innymi:
- zmianę reguł przyjęcia, rozmieszczania, kompletacji i wydania;
- rozbudowę struktury magazynów i lokalizacji;
- obsługę partii, dat ważności, numerów seryjnych oraz wielu właścicieli zapasu;
- uruchomienie nowych sposobów kompletacji, zwrotów, cross-dockingu lub trasowania;
- dodawanie raportów i wskaźników dopasowanych do potrzeb operacyjnych;
- integracje z ERP, MES, e-commerce, marketplace’ami i firmami kurierskimi;
- współpracę z terminalami mobilnymi, drukarkami, RFID, wagami, wolumetrami, sorterami oraz inną automatyką.
Zmiany nie kończą się zatem w dniu startu produkcyjnego. Dobrym przykładem jest projekt dla VAN Group, w którym po wdrożeniu wprowadzano kolejne modyfikacje wynikające ze zmieniających się potrzeb operatora logistycznego. To naturalny etap rozwoju systemu, szczególnie w organizacji obsługującej różnych klientów i zmieniające się modele współpracy.
WMS Rewista może działać lokalnie lub w chmurze. Jest dostępna zarówno w modelu licencyjnym, jak i SaaS. Sam wybór infrastruktury lub sposobu rozliczenia nie przesądza jednak o elastyczności wdrożenia. Najważniejsze pozostają dobrze opisane procesy, właściwie zaplanowana architektura rozwiązania oraz możliwość rozwijania funkcji i integracji.
WMS powinien być gotowy również na to, czego dziś jeszcze nie planujemy
Nie da się przewidzieć wszystkich zmian, które pojawią się w magazynie za trzy czy pięć lat. Można natomiast wybrać system i dostawcę, którzy nie zamkną firmy w rozwiązaniu odpowiadającym wyłącznie na dzisiejsze potrzeby.
Dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić, jak system radzi sobie z dodawaniem nowych lokalizacji, procesów, integracji i urządzeń. Równie ważne jest ustalenie, które zmiany może wprowadzać administrator, a które wymagają udziału dostawcy. Dzięki temu rozwój magazynu nie będzie za każdym razem oznaczał tworzenia kolejnego obejścia albo rozpoczynania nowego projektu informatycznego od zera.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy WMS Rewista można dopasować do obecnego procesu i planowanych zmian w Twoim magazynie, umów prezentację systemu. Punktem wyjścia może być rozmowa o rzeczywistym sposobie pracy, występujących wyjątkach oraz kierunku, w którym rozwija się firma.
Twój magazyn zaczyna wyrastać z obecnego systemu?
Jeśli pojawia się coraz więcej wyjątków, ręcznych obejść i integracji, sprawdź, czy Rewista będzie pasować do Twojego procesu.
