Spis treści
Operator logistyczny może obsługiwać kilkunastu klientów w jednym magazynie, ale każdy z nich rozlicza się według innych zasad. Jeden płaci za paletodzień, drugi za zajętą powierzchnię, a trzeci za każdą operację przyjęcia, kompletacji i wysyłki. Do tego dochodzą przepakowania, etykietowanie i inne usługi dodatkowe.
Przy takim modelu działalności samo rejestrowanie stanów magazynowych nie wystarcza. System WMS dla 3PL powinien również dostarczać danych do rozliczania usług logistycznych, uwzględniając indywidualne warunki współpracy z kontrahentami.
Najważniejsze informacje
- Billing 3PL umożliwia naliczanie opłat za składowanie, przyjęcia, wydania, kompletację i usługi dodatkowe.
- WMS Rewista 3PL wspiera automatyczne rozliczanie usług na podstawie indywidualnych cenników klientów.
- Podstawą rozliczeń są dane operacyjne, w tym liczba wykonanych czynności, czas składowania i zastosowane jednostki rozliczeniowe.
- Usługi VAS wymagają odrębnej ewidencji, aby etykietowanie, przepakowania i inne prace mogły zostać uwzględnione w rozliczeniu.
- Raporty rozliczeniowe pozwalają kontrolować naliczone opłaty i przygotowywać dane do fakturowania.
Na czym polega billing usług magazynowych w 3PL?
Billing logistyczny to proces naliczania opłat za usługi rzeczywiście wykonane na rzecz klienta.
W odróżnieniu od przedsiębiorstwa prowadzącego własny magazyn operator 3PL musi nie tylko kontrolować operacje, ale również przypisać im odpowiednią wartość.
Podstawą są warunki umowy, jednostki rozliczeniowe i dane rejestrowane podczas pracy magazynu.
Przykładowo operator może pobierać opłatę za każdą przyjętą paletę, każdy dzień jej składowania oraz przygotowanie zamówienia do wysyłki. Jeżeli towar wymaga dodatkowego etykietowania, czynność ta może stanowić oddzielną pozycję rozliczenia.
Im więcej klientów i różnych cenników, tym trudniejsze staje się prowadzenie takiej ewidencji w arkuszach kalkulacyjnych.
Jak rozliczać składowanie towarów?
Magazynowanie jest jedną z podstawowych usług operatora logistycznego. Sposób naliczania opłat zależy jednak od przyjętego modelu współpracy.
Najczęściej stosowane jednostki rozliczeniowe to paletodzień, paletomiesiąc, miejsce paletowe, metr kwadratowy lub metr sześcienny.
W przypadku paletodni opłata zależy od liczby jednostek i okresu ich przechowywania.
Przykładowa kalkulacja:
Parametr | Wartość |
Liczba palet | 120 |
Okres składowania | 20 dni |
Stawka za paletodzień | 1,50 zł |
Łączna opłata | 3 600 zł netto |
Jest to przykład obliczeniowy, a nie cennik WMS Rewista ani rzeczywista stawka operatora.
Przed wdrożeniem billingu trzeba określić m.in., czy naliczanie następuje za każdy rozpoczęty dzień, według stanu na określoną godzinę czy zgodnie z inną zasadą wynikającą z umowy.
WMS dostarcza danych o jednostkach logistycznych, ich lokalizacjach i przepływie. Sposób przeliczenia tych danych na należności powinien odpowiadać zapisom kontraktu.
Rozliczanie przyjęć, wydań i kompletacji
Nie każdy klient generuje takie samo obciążenie operacyjne. Jeden dostarcza pełne palety i odbiera je bez rozformowywania. Inny wymaga kompletowania wielu zamówień składających się z pojedynczych sztuk.
Dlatego w billingach 3PL stosuje się różne jednostki naliczania opłat.
Usługa | Przykładowa jednostka rozliczeniowa |
Przyjęcie towaru | Paleta, karton lub sztuka |
Składowanie | Paletodzień, miejsce lub powierzchnia |
Kompletacja | Zamówienie, linia zamówienia lub sztuka |
Pakowanie | Paczka lub zestaw |
Wydanie towaru | Paleta, karton lub przesyłka |
Obsługa zwrotu | Zwrot lub skontrolowana sztuka |
System powinien przypisywać wykonane operacje do właściwego klienta, aby umożliwić naliczenie opłat zgodnie z jego cennikiem.
WMS Rewista 3PL wspiera rozliczanie przyjęć, wydań, kompletacji i pakowania oraz tworzenie raportów rozliczeniowych.
Jak uwzględnić usługi dodatkowe VAS?
Usługi VAS (Value Added Services) obejmują czynności wykraczające poza standardowe magazynowanie i przemieszczanie towarów.
Mogą to być przepakowania, etykietowanie, tworzenie zestawów promocyjnych, dołączanie materiałów reklamowych czy dodatkowe kontrole produktów.
Problem rozliczeniowy pojawia się, gdy takie czynności są wykonywane, ale nie zostają odpowiednio zarejestrowane.
WMS Rewista umożliwia obsługę usług dodatkowych w środowisku 3PL. Zakres rejestracji i sposób naliczania opłat można dostosować do rodzaju realizowanych zadań i zasad rozliczeń z klientami.
Dzięki temu operator może uwzględniać w raportach także prace, które nie wynikają bezpośrednio z przyjęcia lub wydania towaru.
Indywidualne cenniki dla różnych klientów
W logistyce kontraktowej jednolity cennik rzadko odpowiada wszystkim kontraktom. Klienci różnią się wolumenami, strukturą zamówień, wymaganymi operacjami i uzgodnionymi stawkami.
Rewista 3PL pozwala definiować indywidualne cenniki oraz rozdzielać dane i rozliczenia poszczególnych kontrahentów.
Przykładowo dla jednego klienta podstawą naliczania może być liczba obsłużonych palet, a dla innego liczba linii kompletacyjnych i paczek.
Istotne jest także jednoznaczne przypisanie każdej operacji do kontraktu. W środowisku wieloklienckim nawet poprawnie wykonane zadanie może prowadzić do błędnego rozliczenia, jeżeli zostanie przypisane niewłaściwemu właścicielowi towaru.
Więcej o rozdzielaniu zapasów opisujemy w artykule WMS multi-owner: obsługa zapasów wielu właścicieli.
Od operacji magazynowej do raportu rozliczeniowego
Automatyzacja billingu wymaga powiązania ewidencji operacyjnej z zasadami naliczania opłat.
Przykładowy proces obejmuje:
- Rejestrację przyjęć, składowania, kompletacji, wydań i usług dodatkowych.
- Przypisanie operacji do odpowiedniego klienta.
- Zastosowanie indywidualnych stawek i jednostek rozliczeniowych.
- Wygenerowanie raportu za uzgodniony okres.
- Weryfikację zestawienia i przekazanie danych do rozliczenia finansowego.
WMS Rewista wspiera automatyczne naliczanie usług i generowanie raportów rozliczeniowych. Sposób przekazania danych do systemu finansowo-księgowego oraz ewentualna automatyzacja fakturowania zależą od zakresu wdrożenia i integracji.
Co sprawdzić przed wdrożeniem billingu 3PL?
Przed uruchomieniem rozliczeń należy przeanalizować obowiązujące umowy i sprawdzić, czy każdej usłudze odpowiada mierzalne zdarzenie magazynowe.
Warto zweryfikować przede wszystkim jednostki rozliczeniowe, odmienne stawki klientów, sposób naliczania składowania, rejestrowanie usług VAS i procedurę korekt.
Dobrym testem jest przygotowanie rozliczenia rzeczywistego kontraktu za zamknięty miesiąc i porównanie wyników systemu z rozliczeniem zaakceptowanym przez dział finansowy.
Pozwala to wychwycić niejasności dotyczące okresów składowania, jednostek lub wyjątków umownych jeszcze przed rozpoczęciem regularnego fakturowania.
WMS Rewista dla operatorów logistycznych 3PL
Rewista 3PL łączy obsługę wielu klientów z ewidencją operacji magazynowych, indywidualnymi cennikami i automatycznym rozliczaniem usług. Rozwiązanie wspiera także fulfillment, integracje z ERP i systemami klientów oraz raportowanie.
Zakres wdrożenia ustalany jest na podstawie organizacji magazynu, obsługiwanych kontraktów i stosowanych zasad rozliczeń.
Poznaj WMS Rewista dla operatorów logistycznych i sprawdź możliwości automatyzacji billingu w swojej firmie.
