Spis treści
Jeżeli w jednym magazynie przechowywany jest towar należący do kilku różnych firm, sam podział na indeksy, partie i lokalizacje nie wystarcza. System musi wiedzieć jeszcze jedno: do kogo należy konkretny zapas.
Taką funkcjonalność określa się najczęściej jako multi-owner, czyli obsługę wielu właścicieli zapasu w ramach jednego magazynu i jednego systemu WMS.
WMS Rewista obsługuje wielu właścicieli towaru w jednym systemie. Umożliwia rozdzielenie ich stanów magazynowych, procesów, dokumentów i raportowania, dzięki czemu towary różnych klientów mogą być obsługiwane w ramach wspólnej infrastruktury magazynowej bez utraty informacji o ich właścicielu. Jest to funkcjonalność szczególnie istotna w logistyce kontraktowej, fulfillment oraz działalności operatorów 3PL.
Najważniejsze informacje
- Multi-owner oznacza, że WMS rozpoznaje właściciela zapasu, a nie tylko produkt i jego lokalizację.
- Zapasy różnych właścicieli muszą być prowadzone oddzielnie również wtedy, gdy dotyczą tego samego indeksu towarowego i znajdują się w tej samej operacji magazynowej.
- WMS Rewista wspiera obsługę wielu właścicieli towaru, separację stanów, indywidualne procesy, dokumenty, raportowanie oraz obsługę towaru własnego i powierzonego.
Co oznacza multi-owner w systemie WMS?
Standardowy WMS odpowiada przede wszystkim na pytania:
- jaki towar znajduje się w magazynie,
- ile go jest,
- gdzie się znajduje,
- jaka jest jego partia, numer seryjny lub data ważności,
- do jakiego zamówienia został zarezerwowany.
Systemy WMS zapewniają dzięki temu bieżący wgląd w zapasy i ich lokalizacje oraz rejestrują operacje wykonywane od przyjęcia do wysyłki.
W magazynie multi-owner dochodzi jednak kolejny wymiar:
kto jest właścicielem danego zapasu?
To istotna różnica.
Wyobraźmy sobie magazyn operatora logistycznego, w którym znajduje się ten sam produkt o indeksie XYZ:
- 100 sztuk należy do klienta A,
- 80 sztuk należy do klienta B.
Z punktu widzenia magazynu jest to ten sam SKU. Z punktu widzenia własności są to jednak dwa odrębne zapasy.
Jeżeli klient A zleci wydanie 20 sztuk, WMS powinien zarezerwować i wydać jego towar. Po wykonaniu operacji stan powinien wynosić:
- klient A – 80 sztuk,
- klient B – 80 sztuk.
System nie może potraktować dostępnych 180 sztuk jako jednego wspólnego stanu tylko dlatego, że dotyczą tego samego indeksu.
Na tym w praktyce polega jedna z najważniejszych różnic między zwykłym zarządzaniem zapasem a obsługą multi-owner.
Multi-owner, multi-client, multi-tenant i multi-warehouse – to nie jest dokładnie to samo
Pojęcia te są często stosowane zamiennie, chociaż opisują różne aspekty działania systemu.
Pojęcie | Co oznacza? |
Multi-owner | W jednym magazynie lub systemie mogą znajdować się zapasy należące do różnych właścicieli, a WMS zachowuje ich odrębność. |
Multi-client | System obsługuje wielu klientów, dla których można prowadzić oddzielne procesy, dokumenty, raporty czy konfiguracje. |
Multi-tenant | Szersze pojęcie odnoszące się do obsługi wielu niezależnych klientów w jednym środowisku z odpowiednim rozdzieleniem danych, uprawnień i procesów. |
Multi-warehouse | Jeden system zarządza kilkoma fizycznymi magazynami lub lokalizacjami. |
Szczególnie ważne jest rozróżnienie multi-owner od multi-warehouse.
Firma może posiadać pięć magazynów, ale cały znajdujący się w nich zapas może należeć do jednego właściciela. Jest to środowisko multi-warehouse, ale niekoniecznie multi-owner.
Możliwa jest też sytuacja odwrotna: jeden fizyczny magazyn obsługuje zapasy dwudziestu klientów. Wtedy właśnie funkcja multi-owner staje się kluczowa.
W rozwiązaniach przeznaczonych dla 3PL separacja danych, własności zapasu, raportowania, uprawnień i reguł operacyjnych jest uznawana za jeden z podstawowych wymogów obsługi wielu klientów.
Jak powinien działać WMS obsługujący wielu właścicieli zapasu?
Samo utworzenie w systemie kartoteki „Klient A” i „Klient B” nie oznacza jeszcze prawdziwej obsługi multi-owner.
Właściciel powinien być uwzględniany podczas całego przepływu towaru przez magazyn.
Przyjęcie towaru
Już podczas przyjęcia WMS powinien wiedzieć, do którego właściciela należy dostawa.
Dzięki temu zapas od początku trafia do właściwego zbioru danych i może być dalej obsługiwany zgodnie z regułami danego klienta.
W zależności od procesu mogą różnić się m.in.:
- dokumenty przyjęcia,
- sposób identyfikacji jednostek logistycznych,
- wymagane etykiety,
- sposób kontroli dostawy,
- strategie dalszego składowania.
Składowanie i kontrola stanów
WMS musi zachować informację o właścicielu również po umieszczeniu towaru w magazynie.
Sama informacja:
„SKU XYZ – 180 szt.”
jest w środowisku multi-owner niewystarczająca.
Potrzebny jest podział pokazujący, jaka część tego zapasu należy do poszczególnych właścicieli.
Dzięki temu operator może korzystać ze wspólnej powierzchni magazynowej, a jednocześnie zachować logiczną separację zapasów.
Rezerwacja i kompletacjacie towaru
To jeden z najważniejszych momentów całego procesu.
Jeżeli zamówienie pochodzi od klienta A, system powinien prowadzić kompletację na zapasie przypisanym do klienta A. Nie powinien wykorzystać zapasu klienta B tylko dlatego, że w magazynie znajduje się identyczny produkt.
Dlatego przy ocenie WMS warto sprawdzić nie tylko to, czy system pokazuje właściciela zapasu, ale również czy logika własności jest uwzględniana podczas rezerwacji i realizacji operacji magazynowych.
Dokumenty i raportowanie
Operator obsługujący wielu właścicieli musi również wiedzieć:
- ile towaru każdego klienta znajduje się obecnie w magazynie,
- jakie operacje zostały wykonane na jego zapasie,
- jakie przyjęcia i wydania dotyczą konkretnego właściciela,
- jaki jest aktualny status zamówień,
- jakie dokumenty dotyczą danego klienta.
Dlatego separacja zapasu powinna iść w parze z odpowiednim raportowaniem i dokumentacją.
Jak sprawdzić, czy WMS naprawdę obsługuje multi-owner?
Najlepiej nie pytać dostawcy jedynie:
„Czy macie multi-owner?”
Odpowiedź „tak” niewiele mówi o tym, jak funkcja działa w rzeczywistym procesie.
Podczas prezentacji systemu warto poprosić o przeprowadzenie konkretnego scenariusza.
Przykładowy test
Do jednego magazynu przyjmujemy:
- 100 sztuk produktu XYZ należących do klienta A,
- 100 sztuk tego samego produktu XYZ należących do klienta B.
Następnie:
- sprawdzamy stan produktu,
- tworzymy zamówienie klienta A na 30 sztuk,
- wykonujemy rezerwację i kompletację,
- potwierdzamy wydanie,
- ponownie sprawdzamy stany obu właścicieli.
Po wykonaniu operacji system powinien zachować prawidłowy podział zapasu:
- klient A – 70 sztuk,
- klient B – 100 sztuk.
To prosty scenariusz, ale szybko pokazuje, czy właściciel jest rzeczywistym elementem logiki magazynowej, czy tylko dodatkowym polem informacyjnym.
Jakie funkcje warto zweryfikować przy wyborze WMS multi-owner?
Jeżeli magazyn ma obsługiwać towary różnych właścicieli, warto sprawdzić przynajmniej:
Rozdzielenie stanów według właściciela
System powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, do kogo należy konkretny zapas.
Obsługa tego samego indeksu dla różnych właścicieli
Identyczny SKU nie może powodować automatycznego połączenia zapasów należących do różnych klientów.
Powiązanie właściciela z operacjami magazynowymi
Informacja o właścicielu powinna być zachowywana podczas przyjęcia, składowania, rezerwacji, kompletacji, wydania i inwentaryzacji.
Indywidualne procesy
Różni klienci mogą wymagać różnych etykiet, dokumentów, zasad kompletacji czy dodatkowych czynności.
W środowisku 3PL elastyczność procesów jest szczególnie ważna, ponieważ nowi klienci i nowe wymagania są częścią codziennego funkcjonowania operatora.
Oddzielne raportowanie
Operator powinien móc analizować dane konkretnego właściciela bez ręcznego filtrowania i przygotowywania dodatkowych zestawień poza WMS.
Uprawnienia i dostęp do danych
Jeżeli system udostępnia dane klientom, użytkownik powinien otrzymywać dostęp wyłącznie do informacji, do których jest uprawniony.
Integracje z systemami klientów
W magazynie 3PL jeden WMS może odbierać dane z wielu systemów ERP, platform e-commerce lub innych aplikacji klientów.
Integracja WMS z ERP jest jednym z podstawowych elementów przepływu danych magazynowych, dlatego przed wdrożeniem trzeba ustalić również sposób identyfikacji właściciela w komunikatach wymienianych między systemami.
Rozliczanie usług
W przypadku operatorów logistycznych warto dodatkowo sprawdzić, czy system potrafi przypisywać wykonane operacje do konkretnego klienta i wykorzystywać te informacje przy rozliczaniu usług.
To już funkcja wykraczająca poza samo multi-owner, ale w praktyce 3PL bardzo często oba obszary są ze sobą bezpośrednio związane.
Czy WMS Rewista obsługuje wielu właścicieli zapasu?
Tak. WMS Rewista wspiera obsługę wielu właścicieli towaru w jednym systemie.
W rozwiązaniu przeznaczonym dla operatorów logistycznych możliwe jest m.in.:
- prowadzenie wielu właścicieli towaru,
- rozdzielenie ich stanów magazynowych,
- definiowanie indywidualnych procesów dla klientów,
- obsługa odrębnych dokumentów i etykiet,
- niezależne raportowanie,
- zarządzanie towarem powierzonym i własnym,
- definiowanie cenników usług,
- kontrolowanie dostępu do danych klientów.
Oznacza to, że operator nie musi tworzyć osobnego systemu WMS dla każdego kontrahenta. Wspólna infrastruktura magazynowa może obsługiwać wielu właścicieli zapasu, natomiast system zachowuje informacje niezbędne do rozdzielenia ich towarów i procesów.
Dla kogo funkcja multi-owner jest szczególnie ważna?
Najbardziej oczywistym zastosowaniem jest operator logistyczny 3PL, ale nie jest to jedyny przypadek.
Multi-owner jest istotny wszędzie tam, gdzie fizycznie wspólna przestrzeń magazynowa nie oznacza wspólnej własności zapasu.
Dotyczy to między innymi:
- operatorów logistycznych 3PL,
- centrów fulfillmentowych,
- firm świadczących logistykę kontraktową,
- magazynów obsługujących towary powierzone,
- centrów dystrybucyjnych pracujących dla kilku podmiotów,
- grup kapitałowych współdzielących infrastrukturę magazynową.
W każdym z tych przypadków podstawowe pytanie brzmi podobnie:
czy z poziomu WMS można jednoznacznie ustalić nie tylko, gdzie znajduje się produkt, ale również do kogo należy?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, wraz ze wzrostem liczby klientów rośnie ryzyko pomyłek w stanach, rezerwacjach, raportach i rozliczeniach.
Multi-owner powinien być częścią procesu, a nie tylko kartoteki
To najważniejsza rzecz, którą warto zapamiętać.
Dobry WMS multi-owner nie powinien ograniczać się do dodania pola „właściciel” do kartoteki towaru.
Informacja o własności musi być zachowana podczas całej obsługi zapasu:
przyjęcie → składowanie → rezerwacja → kompletacja → wydanie → raportowanie.
Dopiero wtedy możliwa jest bezpieczna obsługa wielu właścicieli w jednym magazynie.
Właśnie dlatego podczas wyboru systemu lepiej zobaczyć konkretny proces niż porównywać wyłącznie listy funkcji.
Chcesz sprawdzić obsługę multi-owner na własnym scenariuszu?
Jeżeli w jednym magazynie obsługujesz towary należące do kilku klientów albo przygotowujesz się do uruchomienia logistyki kontraktowej, pokaż nam swój model działania.
