Spis treści
Czy wdrożenie WMS jest trudne? Nie musi być. Jeżeli magazyn ma uporządkowane procesy, wiarygodne dane, dobrze oznaczone lokalizacje i wiadomo, jak system ma współpracować z ERP, wdrożenie można przeprowadzić sprawnie.
Problemy zaczynają się zwykle nie wtedy, gdy „WMS jest za trudny”, ale gdy dopiero podczas projektu firma próbuje ustalić, jak naprawdę działa jej magazyn.
To ważne rozróżnienie.
System WMS nie jest programem, który instaluje się na komputerze, konfiguruje kilku użytkowników i następnego dnia wszystko działa po staremu, tylko szybciej. WMS zaczyna sterować fizycznymi operacjami: przyjęciem, odkładaniem, przesunięciami, kompletacją, inwentaryzacją czy wydaniem. Musi więc wiedzieć, co ma się wydarzyć, gdzie, w jakiej kolejności i według jakich zasad.
Najważniejsze informacje
- Wdrożenie WMS nie musi być trudne, jeśli magazyn ma uporządkowane procesy, dane i lokalizacje. Najwięcej problemów pojawia się zwykle nie po stronie samego systemu, ale tam, gdzie zasady pracy nie są jasno określone.
- Dobre wdrożenie zaczyna się od analizy magazynu, a nie od konfiguracji programu. Trzeba sprawdzić rzeczywisty przebieg przyjęć, odkładania, kompletacji, wydań, integracji z ERP oraz sposób pracy operatorów.
- WMS powinien porządkować i wspierać procesy, a nie komplikować codzienną pracę. Dlatego przed startem potrzebne są testy, przygotowanie urządzeń i danych oraz szkolenie pracowników na realnych scenariuszach.
Czy wdrożenie WMS wymaga reorganizacji całego magazynu?
Niekoniecznie.
Jeżeli procesy działają dobrze, nie ma sensu zmieniać ich tylko dlatego, że pojawia się nowy system. WMS powinien wspierać magazyn, a nie zmuszać firmę do budowania całej logistyki od początku.
Jednocześnie wdrożenie bardzo często pokazuje rzeczy, których wcześniej po prostu nie było widać.
Okazuje się na przykład, że dwóch magazynierów realizuje ten sam proces na dwa różne sposoby. Jedna lokalizacja funkcjonuje w ERP pod inną nazwą niż na magazynie. Towar formalnie znajduje się w jednym miejscu, ale pracownicy wiedzą, że „zawsze odkładamy go obok”. Albo jedna osoba zna wszystkie wyjątki i bez niej trudno wykonać nietypowe zlecenie.
WMS wymusza nazwanie takich sytuacji.
I właśnie dlatego wdrożenie WMS jest w dużej mierze projektem logistycznym i organizacyjnym, a dopiero później informatycznym.
Od czego zacząć wdrożenie WMS?
Od magazynu.
Trzeba przejść fizyczną drogę towaru: od momentu przyjazdu dostawy do chwili, kiedy produkt opuszcza magazyn. Zobaczyć przyjęcie, odkładanie, uzupełnianie stref, kompletację, pakowanie, wydanie, zwroty i inwentaryzację.
Nie wystarczy przy tym zapytać: „Jak powinno wyglądać przyjęcie?”.
Znacznie ważniejsze jest pytanie:
„Jak przyjęcie wygląda dzisiaj w praktyce?”
Czy dostawa jest wcześniej awizowana? Kto kontroluje ilość? Czy sprawdzana jest partia i data ważności? Co się dzieje z uszkodzonym towarem? Kiedy zapas staje się dostępny do sprzedaży? Kto decyduje o miejscu odłożenia?
Tak wygląda początek dobrej analizy przedwdrożeniowej.
Planujesz wdrożenie WMS i nie wiesz, od czego zacząć?
Zacznij od analizy magazynu. Zespół WMS Rewista może przejść z Tobą przez obecne procesy, integracje, strukturę magazynu i sposób pracy operatorów, a dopiero później zaprojektować rozwiązanie.
Jak wygląda wdrożenie systemu WMS krok po kroku?
Nie istnieje jeden identyczny schemat dla wszystkich magazynów, ale kolejność prac jest zwykle podobna.
1. Analiza rzeczywistych procesów magazynowych
Najpierw trzeba ustalić, jak pracuje magazyn dzisiaj i jak powinien pracować po uruchomieniu WMS.
Analizuje się między innymi przyjęcia, wydania, kompletację, przesunięcia, inwentaryzację, zwroty czy obsługę jednostek logistycznych.
To również moment na znalezienie zbędnych czynności.
Jeżeli pracownik przepisuje numer zamówienia z jednego systemu do Excela, a później ktoś inny wpisuje go ponownie do kolejnego systemu, nie warto automatyzować takiego procesu jeden do jednego. Lepiej zastanowić się, czy można go po prostu usunąć.
Dobry WMS nie powinien cyfryzować bałaganu. Najpierw trzeba zdecydować, które zasady mają rzeczywiście obowiązywać.
2. Odwzorowanie magazynu i lokalizacji
System musi jednoznacznie wiedzieć, gdzie znajduje się towar.
W praktyce magazyn może zostać podzielony na hale, strefy, alejki, regały, poziomy czy miejsca składowania. Stopień szczegółowości zależy od konkretnego obiektu.
Nie każdy magazyn potrzebuje rozbudowanej struktury adresowej. Potrzebuje jednak jednoznacznych lokalizacji.
Określenia w rodzaju „regał przy bramie”, „towar z tyłu” albo „paleta obok pakowania” są zrozumiałe dla człowieka, który pracuje w hali od dziesięciu lat. Dla systemu nie znaczą nic.
WMS Rewista pozwala odwzorować hierarchiczną strukturę magazynu oraz zarządzać stanami i operacjami w konkretnych lokalizacjach. System może następnie wykorzystywać te informacje między innymi podczas odkładania, wyszukiwania zapasu czy kompletacji.
3. Uporządkowanie danych
Ten etap często wydaje się mało istotny, dopóki nie zaczynają się testy.
Wtedy okazuje się, że jeden produkt ma kilka kodów, jednostki miary nie są spójne, część kartotek nie ma wymaganych danych, a informacje o partiach lub numerach seryjnych znajdują się w różnych miejscach.
WMS nie zgadnie, która informacja jest poprawna.
Dlatego przed uruchomieniem trzeba uporządkować kartoteki produktów, jednostki miary, kody identyfikacyjne, partie, numery seryjne, daty ważności i inne dane wykorzystywane w procesach.
Nie chodzi przy tym o to, żeby przed wdrożeniem „wyczyścić absolutnie wszystko”. Trzeba przede wszystkim zadbać o dane, które będą miały bezpośredni wpływ na działanie magazynu.
4. Ustalenie, za co odpowiada WMS, a za co ERP
W większości firm WMS nie zastępuje ERP.
Systemy mają inne zadania.
ERP może na przykład przechowywać zamówienie klienta i informację, że należy wydać 100 sztuk produktu. WMS organizuje fizyczną realizację tego zadania: wskazuje zapas, lokalizację, partię, kolejność działań i przekazuje operatorowi zadanie do wykonania.
Po zakończeniu operacji odpowiednia informacja wraca do ERP.
Brzmi prosto, ale właśnie tutaj pojawia się jedno z najważniejszych pytań wdrożenia:
który system jest źródłem prawdy dla konkretnej informacji?
Dotyczy to produktów, kontrahentów, zamówień, stanów, partii, statusów czy danych produkcyjnych.
WMS Rewista może być integrowany między innymi z systemami ERP i MES oraz innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Dzięki temu przepływ informacji między magazynem a pozostałymi obszarami firmy nie musi opierać się na ręcznym przepisywaniu danych.
5. Identyfikacja produktów i lokalizacji
Jeżeli system ma kontrolować fizyczne operacje, musi mieć sposób na potwierdzenie, że operator rzeczywiście pracuje z odpowiednim produktem, paletą czy lokalizacją.
Najczęściej wykorzystuje się do tego kody kreskowe lub kody 2D, a w określonych procesach również RFID.
Przykład jest prosty.
Operator dostaje zadanie pobrania produktu z lokalizacji A-02-03. Podchodzi do regału i skanuje jego oznaczenie. Następnie skanuje produkt.
System może od razu sprawdzić, czy pracownik znajduje się we właściwym miejscu i pobiera właściwy towar.
To właśnie na takim poziomie WMS zaczyna realnie ograniczać pomyłki – nie przez samo zapisanie operacji w bazie danych, ale przez kontrolowanie jej podczas wykonywania.
WMS Rewista współpracuje z terminalami mobilnymi, skanerami kodów, drukarkami przemysłowymi i rozwiązaniami RFID, dzięki czemu sposób identyfikacji można dopasować do konkretnego procesu, zamiast stosować jedną technologię w całym przedsiębiorstwie.
6. Przygotowanie urządzeń i sieci
Ten etap bywa pomijany, bo uwaga zespołu skupia się na samym systemie.
Tymczasem operator może mieć świetnie zaprojektowany proces w WMS, ale jeżeli terminal regularnie traci połączenie w jednej części hali, szybko pojawi się frustracja.
Przed startem trzeba więc sprawdzić środowisko, w którym system będzie faktycznie używany.
Czy Wi-Fi działa w strefach wysokiego składowania? Czy urządzenie można wygodnie obsługiwać w rękawicach? Czy skaner radzi sobie z kodami występującymi na produktach? Gdzie będą drukowane etykiety? Jak długo terminal pracuje na baterii?
To drobiazgi tylko z perspektywy biura.
Dla magazyniera korzystającego z urządzenia przez osiem godzin dziennie mają ogromne znaczenie.
7. Testy – również tych sytuacji, które „nie powinny się zdarzyć”
Prawidłowe przyjęcie jednej palety nie oznacza, że WMS jest gotowy do startu.
Trzeba sprawdzić również wyjątki.
Co się stanie, jeśli w dostawie będzie mniej towaru niż w awizacji? Co jeśli przyjedzie inna partia? Lokalizacja będzie zajęta? Magazynier zeskanuje niewłaściwy produkt? Towaru zabraknie w trakcie kompletacji? Integracja przez chwilę nie prześle dokumentu?
Normalna praca magazynu nie składa się wyłącznie z idealnych przypadków.
Dlatego podczas testów warto wykorzystać przede wszystkim scenariusze, z którymi pracownicy naprawdę spotykają się na hali.
To właśnie doświadczeni magazynierzy często znajdują podczas testów problemy, których nie zauważy ani programista, ani kierownik projektu.
8. Szkolenie pracowników przed uruchomieniem
Magazynier powinien zobaczyć system przed dniem produkcyjnego startu.
I nie chodzi o godzinne szkolenie przy prezentacji PowerPoint.
Operator powinien dostać terminal i wykonać rzeczywistą operację: przyjąć produkt, zeskanować lokalizację, odłożyć paletę, wykonać kompletację, popełnić błąd i zobaczyć, w jaki sposób system na niego reaguje.
Właśnie wtedy wychodzą również problemy z ergonomią.
Przycisk jest w niewygodnym miejscu. Operator musi wykonać o jedno potwierdzenie za dużo. Komunikat technicznie jest poprawny, ale człowiek pracujący na hali nie wie, co ma po jego wyświetleniu zrobić.
Takie rzeczy warto poprawić przed startem.
Co jest najtrudniejsze we wdrożeniu WMS?
Najczęściej nie instalacja systemu, lecz uporządkowanie procesów i podjęcie decyzji, jak magazyn ma działać.
To dlatego dwa magazyny o podobnej powierzchni mogą mieć zupełnie różny poziom trudności wdrożenia.
Pierwsza firma ma jasno opisane procesy, uporządkowane indeksy, lokalizacje i stabilną integrację z ERP.
W drugiej wiedza o magazynie jest rozproszona między ERP, Excelami i pracownikami, a większość wyjątków rozwiązuje się telefonicznie.
W drugim przypadku wdrożenie będzie wymagało większej pracy, nawet jeżeli oba przedsiębiorstwa wybiorą ten sam WMS.
Po czym poznać, że magazyn jest dobrze przygotowany do WMS?
Nie musi być idealny.
Dobre przygotowanie oznacza przede wszystkim, że firma zna swoje podstawowe procesy, potrafi wskazać ich właścicieli i wie, jakie problemy chce rozwiązać.
Jeżeli podczas spotkania jesteśmy w stanie odpowiedzieć na pytania: jak przyjmujemy, gdzie odkładamy, jak kompletujemy, jak obsługujemy wyjątki i skąd pochodzą dane — jesteśmy na dobrej drodze.
Gorzej, gdy większość odpowiedzi brzmi:
„zależy, kto jest na zmianie”,
„mamy to gdzieś w Excelu”,
„tego system nie pokazuje, ale magazynierzy wiedzą”,
albo:
„najpierw wdrożymy WMS, a potem ustalimy proces”.
W takiej sytuacji projekt nadal można przeprowadzić. Trzeba tylko założyć, że część wdrożenia będzie tak naprawdę porządkowaniem magazynu.
Czy wdrożenie WMS zatrzyma magazyn?
Nie powinno.
Dobrze zaplanowane wdrożenie zakłada przygotowanie danych, konfigurację, integracje, testy i szkolenia jeszcze przed właściwym uruchomieniem.
Sam moment przejścia na nowy system trzeba natomiast dobrze zaplanować, ponieważ część operacji musi zostać odpowiednio zamknięta lub przeniesiona, a stany początkowe muszą być poprawne.
W praktyce sposób uruchomienia zależy od skali projektu. Inaczej będzie wyglądało wdrożenie w jednym magazynie, a inaczej w przedsiębiorstwie posiadającym kilka zakładów, automatykę i produkcję.
Dlatego odpowiedzialny dostawca WMS nie powinien obiecywać przed analizą:
„uruchomimy wszystko bez wpływu na pracę magazynu”.
Najpierw trzeba poznać proces.
Czy trudniej wdrożyć WMS na produkcji?
Zwykle tak, ponieważ pojawia się więcej zależności.
W magazynie dystrybucyjnym podstawowy przepływ można uprościć do: przyjęcie, składowanie, kompletacja i wydanie.
Na produkcji surowiec może przechodzić przez magazyn materiałów, strefę przyprodukcyjną, linię, kolejne operacje technologiczne, kontrolę jakości i magazyn produktu gotowego.
Dochodzi śledzenie partii, zużycie materiałów, zwroty z produkcji, półprodukty, numery seryjne, receptury czy identyfikowalność.
Właśnie dlatego przy wdrożeniu WMS dla produkcji trzeba szczególnie dokładnie ustalić przepływ danych pomiędzy magazynem, ERP, produkcją i ewentualnym MES.
WMS Rewista może obsługiwać procesy magazynowe powiązane z produkcją, w tym magazyny surowców, identyfikację partii, traceability, kontrolę jakości, zapotrzebowanie materiałowe oraz integracje z ERP, MES i urządzeniami wykorzystywanymi na produkcji.
Czy każdy magazyn potrzebuje rozbudowanego WMS?
Nie.
I to również warto powiedzieć wprost.
Jeżeli firma ma niewielki magazyn, kilka prostych operacji dziennie i bez problemu kontroluje zapas w ERP, rozbudowany system WMS może nie dać zwrotu współmiernego do kosztu i pracy potrzebnej do wdrożenia.
WMS zaczyna mieć szczególną wartość tam, gdzie rośnie liczba indeksów, zamówień, lokalizacji, operatorów i wyjątków albo gdzie przedsiębiorstwo potrzebuje większej kontroli nad partiami, rotacją, kompletacją czy wydajnością.
Dlatego przed wyborem systemu warto najpierw odpowiedzieć na pytanie:
jaki problem chcemy rozwiązać?
Dopiero później należy dobierać funkcje.
WMS Rewista może być wdrażany w konfiguracji podstawowej lub bardziej rozbudowanej zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa, więc zakres projektu nie musi być taki sam dla każdego magazynu.
Czy warto wdrożyć WMS?
Jeżeli magazyn osiągnął poziom, przy którym ręczne zarządzanie lokalizacjami, zadaniami i przepływem informacji zaczyna ograniczać dalszy rozwój – warto przynajmniej przeanalizować taki projekt.
Nie dlatego, że „każda nowoczesna firma musi mieć WMS”.
Dlatego, że przy odpowiedniej skali operacji system może przejąć kontrolę nad rzeczami, które wcześniej zależały od pamięci pracownika, Excela albo ręcznego sprawdzania.
Najważniejsze jest jednak podejście.
Nie zaczynajmy od pytania: „Jakie funkcje ma WMS?”.
Zacznijmy od:
„Jak chcemy, żeby nasz magazyn pracował?”
Dopiero wtedy można ocenić, jakiego systemu, integracji i urządzeń naprawdę potrzebujemy.
Chcesz sprawdzić, jak wyglądałoby wdrożenie WMS w Twoim magazynie?
Zespół WMS Rewista analizuje sposób pracy magazynu lub produkcji, integracje, przepływ danych i wykorzystywane urządzenia. Na tej podstawie można określić, jaki zakres WMS rzeczywiście ma sens oraz jak przygotować przedsiębiorstwo do wdrożenia.
