Raport, który można analizować, a nie tylko odczytać

W praktyce użytkownik rzadko potrzebuje zawsze tego samego widoku.

Inaczej analizuje się wczorajszą zmianę, inaczej sezonowy wzrost liczby zamówień, a jeszcze inaczej wykorzystanie powierzchni w skali kwartału. Dlatego raporty w Rewiście mogą być filtrowane według dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału, roku lub dowolnego zakresu czasu.

Dane można grupować i porządkować w tabelach, stosować filtry, wyróżnienia kolorystyczne i ikony, wskazywać wartości powyżej lub poniżej określonego poziomu, a także obliczać sumy, minima i maksima. Tabele przestawne oraz raporty definiowalne umożliwiają zmianę perspektywy bez budowania każdego zestawienia od początku. Wyniki mogą być również eksportowane do popularnych formatów, między innymi XLS, CSV, PDF i DOC, a następnie udostępniane osobom odpowiedzialnym za dany obszar.

Predefiniowany nie znaczy zamknięty

Gotowe kokpity skracają drogę od uruchomienia systemu do korzystania z kluczowych informacji. Firma nie zaczyna od pustego ekranu: może pracować na zestawach obejmujących przepływ zadań, wydajność, czasy, jakość, przestrzeń, zapas i identyfikowalność. Jednocześnie magazyny różnią się strukturą, rolami, strefami i sposobem organizacji pracy, dlatego ostateczny zakres raportów powinien wynikać z celów wdrożenia i rzeczywistych procesów.

WMS Rewista może udostępniać zarówno przygotowane widoki do codziennej pracy, jak i dane potrzebne do budowania dodatkowych analiz w narzędziach raportowych organizacji.

Dzięki temu warstwa raportowa może rozwijać się razem z magazynem: od monitorowania bieżącej realizacji po analizę trendów i planowanie zmian procesowych.

Co świadczy o dojrzałości raportowej WMS

Dojrzałość raportowa nie polega na liczbie wykresów. Jej miarą jest to, czy dane pomagają przejść od zauważenia objawu do znalezienia przyczyny i podjęcia decyzji. W dobrze zaprojektowanym środowisku raportowym:

• wskaźniki wynikają bezpośrednio z operacji realizowanych w WMS,
• kadra zarządzająca widzi proces całościowo, ale może zejść do szczegółu,
• te same dane można analizować w różnych przekrojach czasu, stref, pracowników i typów operacji,
• raporty wspierają zarówno bieżące reagowanie, jak i ocenę trendów,
• zakres analityki można rozwijać wraz ze zmianą procesów i potrzeb firmy.

Właśnie w tym kierunku rozwijana jest analityka w systemie WMS Rewista: od rejestracji zdarzeń do spójnego obrazu magazynu, który pomaga zarządzać przepływem, zasobami i jakością operacji.

Co najczęściej zmienia się w konfiguracji WMS?

Zakres prac zależy od magazynu. W jednej firmie wystarczy inaczej ustawić priorytety zleceń, a w innej potrzebna będzie nowa integracja albo przebudowa całego fragmentu procesu. Najczęściej zmiany dotyczą kilku obszarów.

1. Coraz więcej procesów nie mieści się w standardzie

Pierwszym sygnałem ostrzegawczym jest rosnąca liczba wyjątków.

Przykładowo:

• jeden klient wymaga FIFO, a inny FEFO,
• określone towary przechodzą dodatkową kontrolę,
• różne kanały sprzedaży mają inne priorytety,
• część zamówień jest kompletowana falowo,
• inne operacje wymagają pełnego traceability,
• firma obsługuje wielu właścicieli towaru,
• magazyn realizuje dodatkowe procesy związane z produkcją.

Pudełkowy WMS sprawdzi się bardzo dobrze, jeżeli takie scenariusze znajdują się już w standardzie systemu. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna tworzyć proces wokół ograniczeń oprogramowania.

Jak wygląda różnica?

Pudełkowy WMS:
„Tak działa proces w systemie. Sprawdźmy, jak możemy dostosować do niego magazyn.”

Rewista:
„Najpierw sprawdźmy, jak działa magazyn i jak powinien działać docelowo. Następnie odwzorujmy ten proces w systemie.”

To nie oznacza, że w Rewiście każdy obecny proces należy zachować. Wręcz przeciwnie – wdrożenie WMS-u jest dobrym momentem na usunięcie zbędnych wyjątków i uporządkowanie operacji.

Różnica polega na tym, że ograniczenie produktu nie powinno być głównym powodem zmiany dobrze działającego procesu biznesowego.

2. Excel i ręczne obejścia zaczynają funkcjonować obok WMS-u

Jednym z najlepszych wskaźników niedopasowania systemu jest pojawienie się dodatkowych narzędzi.

Pracownicy zaczynają:

• prowadzić dodatkowy arkusz,
• ręcznie przepisywać dane,
• sprawdzać informacje w drugim systemie,
• prowadzić własne listy kontrolne,
• wykonywać poza WMS-em operacje, których system nie obsługuje.

Na początku nie musi być to problem. Jedna czynność wykonywana ręcznie raz dziennie nie uzasadnia przebudowy systemu. Ale jeśli dodatkowa minuta pracy pojawia się przy 200 operacjach każdego dnia, daje to ponad trzy godziny dodatkowej pracy dziennie. Wtedy tani system zaczyna generować koszt, którego nie ma na fakturze za abonament.

I właśnie tu pojawia się różnica w podejściu!

W pudełkowym WMS-ie firma korzysta przede wszystkim z możliwości dostępnych w produkcie.

 

W Rewiście przy wdrożeniu analizowane są rzeczywiste scenariusze pracy operatorów.

Nie tylko:

„Czy WMS ma funkcję kompletacji?”

ale również:

• jak magazynier otrzymuje zadanie,
• co skanuje,
• ile wykonuje kroków,
• co dzieje się w przypadku wyjątku,
• kiedy drukowana jest etykieta,
• jaka informacja trafia do ERP,
• co powinno wydarzyć się automatycznie.

To różnica pomiędzy udostępnieniem funkcji a zaprojektowaniem procesu.

3. „Mamy API” przestaje być wystarczającą odpowiedzią

Nowoczesne WMS-y coraz częściej posiadają API.

To bardzo dobrze.

API oznacza jednak przede wszystkim możliwość wymiany danych. Nie oznacza automatycznie gotowej, przetestowanej integracji z konkretnym środowiskiem firmy. Przy prostym projekcie może wystarczyć gotowy konektor. W bardziej złożonym magazynie trzeba odpowiedzieć na kolejne pytania:

• które dane są systemem nadrzędnym,
• kiedy informacje mają się synchronizować,
• co dzieje się w przypadku błędu,
• jak obsłużyć brak komunikacji,
• gdzie przechowywany jest właściwy stan magazynowy,
• jak przekazywane są partie, serie i daty ważności,
• kto odpowiada za integrację po aktualizacji jednego z systemów.

Pudełkowe podejście

Najczęściej korzystamy z gotowych integracji lub API udostępnionego przez producenta. Dla standardowego środowiska jest to często w zupełności wystarczające.

Podejście Rewisty

Integracja jest częścią projektu. WMS może współpracować m.in. z ERP, systemami sprzedażowymi, e-commerce, produkcją, kurierami oraz urządzeniami działającymi bezpośrednio w magazynie.

Kluczowe pytanie brzmi więc nie tylko:

„Czy da się zintegrować?”

ale:

„Jak ta integracja ma działać w naszym konkretnym procesie?”

4. Magazyn obsługuje więcej niż jeden model biznesowy

W wielu firmach magazyn przestaje być jednorodnym środowiskiem. Ta sama organizacja może jednocześnie realizować:

• sprzedaż B2B,
• e-commerce,
• logistykę kontraktową,
• obsługę produkcji,
• wysyłki całopaletowe,
• zamówienia drobnicowe.

Każdy z tych modeli wymaga czegoś innego. Przykładowo 3PL może wymagać obsługi wielu właścicieli zapasu oraz odrębnych zasad dla poszczególnych klientów. Produkcja wymaga identyfikowalności i powiązania operacji magazynowych z procesem produkcyjnym. E-commerce stawia nacisk na tempo kompletacji, obsługę dużej liczby zamówień i integracje z kanałami sprzedaży. W takim środowisku przewagą elastycznego WMS-u jest możliwość obsługi różnych scenariuszy w jednym systemie, zamiast zmuszania całej organizacji do jednego modelu pracy.

5. Firma zaczyna automatyzować magazyn

To jeden z momentów, w których różnice pomiędzy systemami stają się szczególnie istotne. W prostym magazynie WMS komunikuje się przede wszystkim z operatorem. Pracownik otrzymuje zadanie na terminalu, skanuje lokalizację, produkt i potwierdza operację. W zautomatyzowanym środowisku WMS musi współpracować również z urządzeniami i systemami. Mogą to być m.in.:

• regały automatyczne,
• przenośniki,
• sortery,
• wagi,
• RFID,
• systemy wizyjne,
• drukarki i aplikatory etykiet,
• urządzenia Auto ID.

Pudełkowy system nadal może być odpowiednim wyborem, jeżeli posiada gotowe integracje z technologiami, których potrzebuje firma. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy automatyzacja wykracza poza ten katalog. W podejściu Rewisty urządzenia, oprogramowanie i fizyczny proces magazynowy są traktowane jako elementy jednego środowiska.

6. WMS działa dobrze dzisiaj, ale co wydarzy się za trzy lata?

Przy wyborze systemu łatwo analizować wyłącznie obecne potrzeby.

Dzisiaj firma ma:

• jeden magazyn,
• jeden ERP,
• 10 terminali,
• standardową kompletację.

Za kilka lat może posiadać:

• trzy magazyny,
• 30 terminali,
• e-commerce,
• klientów 3PL,
• automatykę,
• nowe ERP,
• dodatkową produkcję.

Dlatego warto zadać dostawcy pytanie:

„Co się stanie, jeżeli nasz proces zmieni się za trzy lata?”

W przypadku systemu pudełkowego rozwój odbywa się przede wszystkim w ramach funkcji dostępnych w produkcie i jego kolejnych wersjach. W przypadku Rewisty rozwój konkretnego środowiska klienta może być częścią dalszej współpracy. To szczególnie istotne dla organizacji, które wiedzą, że ich magazyn będzie się zmieniał.

7. Cena systemu przestaje odpowiadać jego rzeczywistemu kosztowi

Przy porównywaniu WMS-ów najłatwiej zestawić ze sobą:

• opłatę początkową,
• koszt licencji,
• abonament miesięczny.

To jednak tylko część TCO, czyli całkowitego kosztu użytkowania systemu. W praktyce należy uwzględnić również:

• koszt integracji,
• koszt modyfikacji,
• koszt dodatkowych modułów,
• koszt obsługi ręcznych obejść,
• koszt utrzymania dodatkowych narzędzi,
• koszt błędów,
• koszt przestojów,
• czas działu IT,
• koszt późniejszej zmiany WMS-u.

Dlatego niższa cena początkowa jest ogromną zaletą systemu pudełkowego tak długo, jak długo jego standard odpowiada potrzebom firmy. Jeżeli tak jest – nie ma sensu przepłacać. Jeżeli nie – różnica w cenie może stopniowo wracać w postaci kosztów pośrednich.

Jak ograniczyć błędy kompletacji krok po kroku?

Nie istnieje jeden mechanizm, który rozwiązuje wszystkie problemy.

Znacznie skuteczniejsze jest wprowadzenie punktów kontrolnych dokładnie tam, gdzie może powstać określony rodzaj błędu.

Jak sprawdzić, czy WMS naprawdę obsługuje multi-owner?

Najlepiej nie pytać dostawcy jedynie:

„Czy macie multi-owner?”

Odpowiedź „tak” niewiele mówi o tym, jak funkcja działa w rzeczywistym procesie.

Podczas prezentacji systemu warto poprosić o przeprowadzenie konkretnego scenariusza.

Przykładowy test

Do jednego magazynu przyjmujemy:

• 100 sztuk produktu XYZ należących do klienta A,
• 100 sztuk tego samego produktu XYZ należących do klienta B.

Następnie:

1. sprawdzamy stan produktu,
2. tworzymy zamówienie klienta A na 30 sztuk,
3. wykonujemy rezerwację i kompletację,
4. potwierdzamy wydanie,
5. ponownie sprawdzamy stany obu właścicieli.

Po wykonaniu operacji system powinien zachować prawidłowy podział zapasu:

• klient A – 70 sztuk,
• klient B – 100 sztuk.

To prosty scenariusz, ale szybko pokazuje, czy właściciel jest rzeczywistym elementem logiki magazynowej, czy tylko dodatkowym polem informacyjnym.

Gdzie w tym wszystkim znajduje się RFID?

Kod kreskowy i RFID nie są konkurencyjnymi technologiami, z których zawsze trzeba wybrać tylko jedną.

Rozwiązują różne problemy.

Kod optyczny musi zostać odczytany przez odpowiedni skaner lub kamerę. W RFID identyfikacja odbywa się za pomocą fal radiowych i nie wymaga optycznej widoczności oznaczenia. Standardy GS1 obejmują również zastosowania RFID w łańcuchu dostaw.

W Rewiście infrastruktura RFID może obejmować m.in.:

• tagi RFID,
• drukarki kodujące etykiety,
• czytniki stacjonarne,
• anteny,
• bramki RFID,
• terminale mobilne wyposażone w czytnik RFID.

Czytnik przekazuje identyfikator, a system może następnie ustalić, z jakim produktem, pojemnikiem, dostawą czy paletą jest on związany oraz w jakim kontekście procesowym nastąpił odczyt.

To właśnie kontekst jest kluczowy.

Sam fakt, że czytnik RFID zobaczył tag, nie mówi jeszcze, czy jednostka została:

• przyjęta do magazynu,
• przesunięta,
• przekazana na produkcję,
• zwrócona z produkcji,
• załadowana na samochód.

Dopiero zestawienie identyfikatora z miejscem odczytu, czasem, dokumentem i aktualnym statusem procesu pozwala WMS właściwie zinterpretować zdarzenie. Taką logikę opisuje również dokumentacja Rewisty.