Spis treści
Inwentaryzacja środków trwałych potrafi być jednym z najbardziej czasochłonnych procesów administracyjnych w firmie. Setki urządzeń, wyposażenie rozmieszczone w różnych lokalizacjach, zmiany użytkowników i konieczność porównania rzeczywistego stanu majątku z ewidencją. Im większa organizacja, tym trudniej przeprowadzić spis sprawnie i bez pomyłek.
Problemem nie zawsze jest liczba środków trwałych. Często więcej czasu zajmuje ustalenie, gdzie znajduje się konkretne urządzenie, kto za nie odpowiada i dlaczego dane w ewidencji różnią się od stanu faktycznego.
Aplikacja do inwentaryzacji Rewista pozwala uporządkować ten proces. Łączy system komputerowy do zarządzania środkami trwałymi z aplikacją mobilną Android, umożliwiając przeprowadzanie spisu przy wykorzystaniu kodów kreskowych 1D/2D oraz technologii RFID.
Najważniejsze informacje
- Aplikacja do inwentaryzacji środków trwałych – Rewista to system do ewidencji i kontroli majątku firmy, składający się z aplikacji komputerowej Windows oraz mobilnej aplikacji na Android.
- Inwentaryzacja RFID i kodami kreskowymi – system umożliwia identyfikację i spis środków trwałych za pomocą technologii RFID oraz kodów 1D i 2D, ograniczając konieczność ręcznego wprowadzania danych.
- Mobilny program do inwentaryzacji – pracownicy mogą przeprowadzać spis na terminalach mobilnych, sprawdzać lokalizację wyposażenia, weryfikować zgodność danych oraz dokumentować rozbieżności.
- System do inwentaryzacji z raportowaniem i integracją ERP – Rewista umożliwia monitorowanie przebiegu spisu, analizowanie różnic, eksport wyników do PDF, CSV i XML oraz integrację z systemami ERP.
- Inwentaryzacja majątku firmy w wielu lokalizacjach – program pozwala kontrolować środki trwałe według pomieszczeń, lokalizacji i osób odpowiedzialnych, działając samodzielnie lub jako rozszerzenie istniejącego systemu IT.
System do inwentaryzacji – czym różni się od tradycyjnego spisu?
Tradycyjna inwentaryzacja często opiera się na arkuszach Excel, wydrukowanych listach i ręcznym sprawdzaniu kolejnych pozycji. Pracownik odczytuje numer inwentarzowy, odnajduje odpowiedni rekord i potwierdza obecność przedmiotu. Jeśli coś się nie zgadza, zapisuje uwagę, którą później trzeba zweryfikować.
System do inwentaryzacji zmienia sposób wykonywania tych czynności.
Zamiast ręcznego przepisywania danych pracownik identyfikuje zasób za pomocą urządzenia mobilnego. Aplikacja odczytuje oznaczenie, identyfikuje środek trwały i umożliwia porównanie jego rzeczywistej lokalizacji z informacjami zapisanymi w systemie.
W przypadku Rewisty proces opiera się na dwóch współpracujących elementach:
- Aplikacji komputerowej Windows – do prowadzenia kartotek, zarządzania inwentaryzacją, analizy danych i raportowania.
- Aplikacji mobilnej Android – do wykonywania spisu bezpośrednio w miejscu, w którym znajdują się środki trwałe.
Rewista może funkcjonować jako samodzielny system do inwentaryzacji lub stanowić rozszerzenie istniejącego środowiska informatycznego przedsiębiorstwa.
Jak działa aplikacja do inwentaryzacji Rewista?
Cały proces rozpoczyna się na komputerze. Administrator uruchamia inwentaryzację, określa jej zakres oraz wskazuje członków komisji inwentaryzacyjnej.
Następnie uprawnieni pracownicy logują się do aplikacji mobilnej i wybierają aktywne zadanie. Na terminalu widzą informacje dotyczące prowadzonej inwentaryzacji, a następnie przechodzą do sprawdzania zasobów w wybranych lokalizacjach.
Przygotowanie danych i uruchomienie spisu
System pozwala tworzyć i edytować kartoteki środków trwałych oraz importować istniejące wykazy z plików CSV lub XML.
Do każdego zasobu można przypisać m.in. numer seryjny, lokalizację, klasyfikację, zdjęcia, akcesoria, uwagi i załączniki.
Skanowanie kodów kreskowych lub RFID
Pracownik przechodzi do pomieszczenia, wybiera lokalizację i rozpoczyna odczyt oznakowanych zasobów.
W przypadku kodów kreskowych skanuje oznaczenia poszczególnych środków trwałych. Przy wykorzystaniu RFID możliwy jest radiowy odczyt tagów bez konieczności bezpośredniego celowania w każdy kod.
Weryfikacja lokalizacji i danych
Po odczytaniu zasobu aplikacja umożliwia sprawdzenie jego szczegółów, w tym oczekiwanej lokalizacji i aktualnego miejsca odnalezienia.
Użytkownik może również uzupełnić wymagane parametry, dodać zdjęcie albo notatkę. Dzięki temu rozbieżności można udokumentować już podczas fizycznego spisu.
Kontrola postępów inwentaryzacji
Informacje rejestrowane na terminalach są udostępniane w aplikacji komputerowej. Koordynator może sprawdzić, jakie środki zostały zinwentaryzowane, w jakiej lokalizacji, kiedy i przez kogo.
Aplikacja pozwala także przeglądać historię odczytów w poszczególnych lokalizacjach.
Analiza wyników i rozbieżności
Po wykonaniu spisu administrator weryfikuje zgromadzone dane. Dostępna jest możliwość eksportowania zestawień do formatów PDF, CSV i XML.
Jeżeli Rewista została zintegrowana z systemem ERP, możliwe jest również porównanie stanów zarejestrowanych w obu rozwiązaniach.
Sprawdź, jak może wyglądać inwentaryzacja z wykorzystaniem aplikacji Rewista.
Inwentaryzacja RFID czy kodami kreskowymi – co wybrać?
Nie każda firma potrzebuje identycznego sposobu identyfikacji majątku. Wybór technologii powinien zależeć od liczby zasobów, ich rodzaju, rozmieszczenia i częstotliwości przeprowadzanych kontroli.
Inwentaryzacja kodami kreskowymi sprawdza się tam, gdzie oznaczenia są łatwo dostępne, a pracownik może bez problemu zeskanować każdy przedmiot. Może być dobrym rozwiązaniem podczas spisu sprzętu komputerowego, mebli biurowych lub wyposażenia stanowisk pracy.
Inwentaryzacja RFID pozwala natomiast odczytywać wiele oznaczonych zasobów drogą radiową. Przy odpowiednio dobranych tagach i warunkach odczytu może to ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez pracownika, szczególnie podczas kontroli większej liczby przedmiotów.
Rewista obsługuje zarówno RFID, jak i kody 1D/2D, dzięki czemu technologię identyfikacji można dobrać do procesu inwentaryzacyjnego.
Mobilna aplikacja do inwentaryzacji na Android
Pracownik wykonujący inwentaryzację nie musi wracać do komputera po każdej zmianie danych. Na urządzeniu mobilnym może identyfikować zasoby, przeglądać ich kartoteki, sprawdzać lokalizację, dodawać zdjęcia oraz uzupełniać informacje wymagane podczas spisu.
Ważnym elementem wdrożenia jest dobór odpowiedniego urządzenia.
Przykładem nowoczesnego komputera mobilnego jest Zebra EM45, który łączy ergonomię smartfona z funkcjami urządzenia klasy biznesowej. Dostępny jest również wariant EM45 RFID ze zintegrowaną technologią identyfikacji radiowej.
Dobór konkretnego modelu oraz konfiguracji aplikacji powinien uwzględniać sposób identyfikacji środków trwałych i wymagania środowiska pracy.
Kontrola środków trwałych w wielu lokalizacjach
Przeniesienie laptopa do innego działu, wymiana urządzenia między pracownikami czy zmiana pomieszczenia nie zawsze oznaczają natychmiastową aktualizację ewidencji.
W efekcie podczas spisu przedmiot może zostać uznany za brakujący, mimo że nadal znajduje się w organizacji.
Rewista umożliwia przeprowadzanie inwentaryzacji według lokalizacji fizycznych albo wybranych parametrów logicznych, np. osoby odpowiedzialnej za określone wyposażenie.
Dzięki temu można nie tylko potwierdzić obecność przedmiotu, ale także sprawdzić, czy znajduje się we właściwym miejscu.
Program do inwentaryzacji środków trwałych a system ERP
System ERP może przechowywać informacje ewidencyjne dotyczące majątku firmy. Nie oznacza to jednak, że zawsze zapewnia wygodny sposób fizycznego sprawdzania wyposażenia na stanowiskach pracy, w pomieszczeniach lub magazynach.
Rewista może uzupełniać istniejący system IT o mobilne przeprowadzanie inwentaryzacji.
W przypadku odpowiednio przygotowanej integracji możliwe jest porównywanie danych z ERP i Rewisty, co ułatwia identyfikowanie różnic wymagających wyjaśnienia.
Dla jakich firm sprawdzi się system do inwentaryzacji Rewista?
Rozwiązanie może znaleźć zastosowanie wszędzie tam, gdzie organizacja dysponuje większą liczbą składników majątku i potrzebuje regularnej kontroli ich obecności oraz lokalizacji.
Dotyczy to między innymi firm produkcyjnych, logistycznych, przedsiębiorstw wielooddziałowych, biur, instytucji i organizacji zarządzających wyposażeniem przypisanym do wielu pracowników.
Szczególnie istotne korzyści może przynieść w środowiskach, w których zasoby często zmieniają lokalizację lub użytkownika.
Wdrożenie systemu do inwentaryzacji – nie tylko oprogramowanie
Skuteczność elektronicznej inwentaryzacji zależy nie tylko od aplikacji, ale również od prawidłowego przygotowania danych, oznakowania środków trwałych oraz doboru urządzeń mobilnych.
Dlatego wdrożenie warto rozpocząć od analizy istniejącego procesu. Należy ustalić, jakie zasoby mają być kontrolowane, jak są oznaczone, jakie informacje powinny być rejestrowane oraz w jaki sposób będą rozliczane wyniki inwentaryzacji.
Aspekt, producent systemu Rewista, może zapewnić kompleksowe wsparcie obejmujące dobór oprogramowania, urządzeń i technologii identyfikacji, a także konfigurację rozwiązania, szkolenie użytkowników oraz uruchomienie systemu.
Aplikacja do inwentaryzacji dopasowana do Twojej firmy
Jeśli inwentaryzacja w Twojej organizacji nadal oznacza ręczne porównywanie arkuszy, szukanie wyposażenia i wielogodzinne wyjaśnianie rozbieżności, warto sprawdzić, które czynności można uprościć.
Rewista łączy mobilną identyfikację środków trwałych z centralnym zarządzaniem i analizą wyników spisu.
